“É mesmo necessário confirmar presença?”
Sim! É fundamental!
Hoje é regra solicitar no convite a confirmação de presença ou ausência dos convidados, através da sigla R.S.V.P. (do francês “Répondez S’il Vous Plait” ou “Responda por favor”) ou simplesmente a frase “Confirmação de presença” acompanhada da data limite e forma de contato (site, e-mail ou telefone).
- Existe o R.S.V.P. receptivo: quando espera-se que os convidados confirmem por livre e espontânea vontade suas presenças ou ausências até a data solicitada
- E o R.S.V.P ativo: quando o cerimonial entra em contato com o convidado que não se posicionou
A missão da confirmação, que ocorre até 15 dias antes do evento, é saber exatamente quantos convidados estarão presentes ou ausentes. Com esta informação em mãos, o Cerimonial, profissional responsável por esta atividade, poderá:
- Direcionar corretamente os clientes e seus fornecedores
- Alinhar com buffet e decoração o número ideal de lugares montados
- Se serão mais adequadas mesas de 8 ou 10 lugares
- Qual a melhor distribuição de mesas, lounges, pista de dança
- Conhecer a quantidade de crianças presentes, podendo inclusive sugerir a montagem de um espaço kids, com recreação e até menu especial para os pequeninos
- Certificar se a quantidade de doces continua adequada para o número real de convidados – e caso necessário aumentá-la, pois ainda há tempo
- O mesmo acontece com lembranças, espumantes, etc.
Estatisticamente:
O número de convidados que realmente comparecerão costuma ser de 15% a 20% menor, comparado à lista total. Em eventos com número elevado de convidados, pode chegar a 30%!
Outras circunstâncias também tem influência, como feriados prolongados e o tempo de antecedência para entrega do convite. Com tudo ajustado para o número correto de convidados, evita-se desperdício de arranjos, mesas, cadeiras, alimentos, espaço… TUDO! Você também não terá surpresas ou constrangimentos como falta de lugares, buffet despreparado para a quantidade de pessoas, causando lentidão do serviço de garçons, entre muitos outros imprevistos que podem acontecer.
Convidados: é de total gentileza e bom tom com seu anfitrião confirmar sua presença ou ausência dentro do período solicitado, liberando-o de mais essa preocupação a aproximadamente 2 semanas de um dia tão importante para ele.
